DAVE | VEELGESTELDE VRAGEN

Bepaalde registratiecodes zijn maar tijdelijk geldig. Wanneer u deze melding krijgt, is de termijn van uw registratiecode beëindigd. Hiervoor controleert u best eerst uw e-mails, want hoogstwaarschijnlijk heeft u reeds nieuwe codes ontvangen en dient u deze nieuwe codes in te geven in DAVE zodat u kan verderwerken.

Om deze nieuwe codes te kunnen ingeven, dient de systeembeheerder als _SYSTEM in te loggen in het aanmeldscherm van DAVE met bijhorend paswoord (en in sommige gevallen ook het database paswoord). Tijdens het aanmelden zal DAVE vragen of u een bestand ontvangen heeft, hierop antwoordt u 'nee'.

Registratiecode

Om de nieuwe registratiecode in te geven, selecteert u onder het menu "Systeembeheer" het menu-item "Registratie". Op onderstaand scherm geeft u zowel de registratiecode en controlecode in en klikt u op "Akkoord".

Opmerking: Enkel bij opstart van een nieuwe database is de knop "Aanvraag registratie" van toepassing.

Activatiecode

• Open menu 'Systeembeheer',
• interne firma's' kiezen,
• klik op de naam van de hoofdfirma, controleer de schrijfwijze van de naam van de firma en het BTW-nummer vooraleer de activatie in te geven,
• in de tab Firma geeft u de activatiecode en de activatie controlecode die u per mail bezorgd werd.

Voorbereiding

Een back-up mag op elk moment gebeuren, ook als er nog wordt gewerkt in DAVE. Toch moet u er wel rekening mee houden dat deze handeling soms lang kan duren afhankelijk van de grootte van de database. Indien er veel gebruikers werken in DAVE, kan u best de back-up nemen op een rustig moment: tijdens de middagpauze of 's avonds.

Hoe?

1. Start DAVE op met de gebruiker _SYSTEM
2. Kies menu 'Systeembeheer - Backup database'

Waar staat die back-up?

De back-up wordt steeds bewaard op de server met als naam B_[datum]-[tijd].
Voorbeeld: een back-up van de database “DaveDB” gemaakt op 30 november 2018 om 17 uur 30 minuten en 15 seconden bevindt zich:

• op Windows: c:\usr\FrontBase\Backups\DaveDB.fb\B_2018_11_30-17_30_15
  
• op macOS: /Library/FrontBase/Backups/DaveDB.fb/B_2018_11_30-17_30_15
  

Telkens u een manuele back-up uitvoert, wordt er een nieuw bestand aangemaakt. Dit betekent dat de capaciteit van uw harde schijf na elke back-up vermindert en het aan te raden is de oude bestanden op regelmatige wijze te verwijderen.

U kunt het nemen van back-ups ook automatiseren door het maken van een script dat op regelmatige wijze automatisch uitgevoerd wordt. Dit wordt besproken in de handleiding van DAVE in het hoofdstuk “Installatie van de software” (Instellen van een back-up-script).

In de installatieprocedure van DAVE wordt er een onderscheid gemaakt worden tussen de installatie van FrontBase en de installatie van Omnis Studio en DAVE:

Installatie van FrontBase

Gelieve onze helpdesk te contacteren voor begeleiding, als u de database van FrontBase wenst te verhuizen tussen twee computers of als u een database wenst terug te zetten door middel van een back-up.

Installatie van Omnis Studio en DAVE 

Download hier de volledige installatieprocedure om Omnis Studio en DAVE te installeren op een Apple-computer.

In de installatieprocedure van DAVE wordt er een onderscheid gemaakt worden tussen de installatie van FrontBase en de installatie van Omnis Studio en DAVE:

Installatie van FrontBase

Gelieve onze helpdesk te contacteren voor begeleiding, als u de database van FrontBase wenst te verhuizen tussen twee computers of als u een database wenst terug te zetten door middel van een back-up.

Installatie van Omnis Studio en DAVE 

Download hier de volledige installatieprocedure om Omnis Studio en DAVE te installeren op een Windows-computer.

In Mavericks (10.9) en Yosemite (10.10) is er een nieuwe beveiliging waardoor programma's die niet herkend worden slechts een zeer lage prioriteit krijgen op de processor. Omnis en dus ook DAVE kunnen hierdoor trager werken wanneer deze bijvoorbeeld communiceren met andere programma's van Mac (Mail, iCal, bestandsselectie…). Om dit te vermijden moet DAVE opgestart worden via een script. Achterliggend zorgt dit script ervoor dat Omnis opgestart wordt via de Terminal van Mac en zo geen probleem meer heeft met die beveiliging.

Download hier de stappen om DAVE voor te bereiden op Mavericks (10.9) of Yosemite (10.10).

Dit betekent dat er zich meer gebruikers willen aanmelden dan dat de gebruikerslicentie toelaat. Voor elke gebruiker wordt er bijgehouden wanneer deze zich aanmeldt en afmeldt.

Indien het afmelden niet correct is verlopen omwille van een stroompanne, netwerkonderbreking of systeemfout dan bestaat de kans dat deze informatie niet meer correct is.

In dit geval dient er door de systeembeheerder ingegrepen te worden.

Hoe?

• Meldt aan met gebruiker _SYSTEM
• Kies menu "Systeembeheer - Database Sessies". U krijgt twee overzichten te zien: een overzicht van de actieve gebruikers in DAVE en de modules waarin deze gebruikers aan het werken zijn en een overzicht met de sessies in FrontBase.

• In het voorbeeld hierboven is enkel de gebruiker _SYSTEM aangemeld in Frontbase, maar toch zijn er nog sessies van de gebruiker PATRICK in de modules van DAVE. Deze sessies zijn dus niet opgeruimd geweest.
• Om de sessies te laten opruimen, klikt u op de knop '-' (Verwijderen van oude sessies). Vermits er in Frontbase geen sessie meer is voor PATRICK, kunnen de sessies in de modules opgeruimd worden. De lijst bovenaan zal dan leeg zijn.

• In het voorbeeld hierboven zijn de gebruikers _SYSTEM en PATRICK aangemeld in Frontbase, maar de gebruiker PATRICK is ondertussen niet meer aangemeld. Hij heeft DAVE laten open staan en dan zijn laptop gesloten en meegenomen. De sessies werden dus niet opgeruimd in DAVE en ook niet in Frontbase.
• 'Verwijderen van oude sessies' zal nu niet werken omdat we vanuit DAVE niet de sessies van Frontbase kunnen opruimen.
• Om de vastgelopen sessie uit Frontbase te verwijderen, zijn er 2 mogelijkheden:
  - De database herstarten
  - De sessie verwijderen met behulp van het programma FrontbaseManager.

Voor meer info over vastgelopen sessies in Frontbase kan de systeembeheerder contact opnemen met onze helpdesk.

Hoe te vermijden?

Er zijn enkele instellingen die u kan doen om te vermijden dat de verbinding met de database verloren gaat:

• In het energiebeheer van uw computer stelt u in dat de schijven nooit in slaapstand mogen gaan.
  - Op macOS vindt u dit terug via de systeemvoorkeuren.
  - Op Windows kan u het energiebeheer terugvinden via het configuratiescherm.
• In DAVE kiest u menu 'Archief - Voorkeuren' (op Mac) of Bestand - Voorkeuren (op Windows). 
• Onder het tabblad "Aanmelden" vindt u de optie "Tijdsinterval voor actief houden verbinding".
  Vul bij deze optie 180 sec in en klik op Akkoord om de voorkeur te bewaren.

Hierdoor zal DAVE om de ingestelde tijd een actie uitvoeren naar de database en zo ervoor zorgen dat de netwerkverbinding behouden blijft ook al is er geen activiteit van de gebruiker.
Deze instelling moet u enkel activeren als u remote (van op afstand) verbonden bent met de database en enkel als u last hebt van verbroken netwerkverbindingen.
De in te stellen tijd is in seconden, bijvoorbeeld 180 (= 3 minuten).

Wanneer?

• Indien u een correct overzicht van de openstaande verrichtingen klanten en leveranciers wenst in het nieuwe boekjaar.
  
• Om facturen van het vorige boekjaar te kunnen afpunten met de betalingen in het nieuwe boekjaar.
  
• Om een balans met de laatste situatie te kunnen verkrijgen.
  

Hoe?

1. Vergeet niet om eerst een back-up te nemen.

2. Werd het nieuwe boekjaar nog niet aangemaakt?

3. Best bent u de enige gebruiker in DAVE Account als u het boekjaar afsluit.

4. Kies menu 'Account - Afsluiten boekjaar'. U krijgt volgend scherm: Alle velden moeten ingevuld worden. De velden die reeds ingevuld zijn, laat u best ongewijzigd.

• Huidig en volgend boekjaar: Indien huidig boekjaar en volgend boekjaar nog op een ouder boekjaar staan dan wat u nu wenst af te sluiten, moet u eerst de oudere boekjaren afsluiten. Indien in beide velden hetzelfde boekjaar wordt weergegeven, moet het nieuwe boekjaar nog aangemaakt worden. Klik hier voor meer uitleg.
• Dagboek: Indien u meerdere Diversen dagboeken heeft, kan u hier het juiste dagboek selecteren.
• Volgnummer: Dit is het eerste vrije nummer in het gekozen dagboek in het nieuwe boekjaar. Dit kan niet manueel aangepast worden.
• Periode: De eerste periode van het nieuwe boekjaar indien dit niet afgesloten is.
• Datum: De eerste dag van het nieuwe boekjaar.
• Verschil Activa/Passiva boeken naar algemene rekening: Meestal wordt hier een wachtrekening (49-rekening) gebruikt, omdat bij de voorlopige afsluiting meestal nog geen volledige openingsbalans kan worden ingegeven. Het verschil wordt dan geboekt naar deze rekening. Bij de definitieve afsluiting wordt dit dan tegengeboekt op dezelfde rekening.

5. Vergeet niet in “Instellingen - Account - Algemeen” het standaard voorgestelde boekjaar, het kalenderjaar en de periode te wijzigen naar de waarden van het nieuwe boekjaar.

6. Denk ook aan de volgnummers van de documenten.

Periode 99

• In periode 99 kunt u alle verrichtingen ingeven zonder enige beperking. Het is wel zo dat de ingebrachte gegevens enkel verschijnen in overzichten van dit boekjaar en niet verschijnen in de overzichten van volgend boekjaar.
• Stel dat u nog een verkoopfactuur zou ingeven in periode 99, dan is deze factuur wel zichtbaar op de historiek van de klant in het af te sluiten boekjaar, maar niet in de historiek van het nieuwe boekjaar. Wenst u dat deze gegevens verschijnen in het nieuwe boekjaar dan moet u nogmaals het boekjaar voorlopig afsluiten.
• Facturen die worden geboekt in periode 99, worden mee opgenomen in dezelfde BTW-aangifte als van de laatste boekperiode. Natuurlijk enkel vooraleer u de BTW-aangifte verstuurd heeft.
• OPGELET: Vermijd afpuntingen in een boekjaar dat reeds voorlopig werd afgesloten. De verrichtingen die reeds werden overgedragen naar het nieuwe boekjaar, moeten in het nieuwe boekjaar nogmaals afgepunt worden.

Wat gebeurt er tijdens het voorlopig afsluiten van het boekjaar?

• Vooreerst wordt er een diverse boeking aangemaakt met overboeking van de saldi van de Activa- en Passiva-rekeningen. Indien er een verschil is tussen Activa en Passiva dan wordt dit geboekt op de gekozen rekening. In normale omstandigheden is dit verschil de nog weg te boeken winst of verlies.
• Vervolgens wordt er een tweede diverse boeking uitgevoerd met alle openstaande verrichtingen van klanten en een derde diverse boeking met alle openstaande verrichtingen van leveranciers.
• Alle perioden van het huidig boekjaar worden afgesloten en er wordt automatisch een speciale periode 99 aangemaakt, waarin achteraf alle afsluitingsverrichtingen geboekt kunnen worden. Periode 99 mag nooit manueel worden aangemaakt.
• De status van het huidig boekjaar komt op “Twee boekjaren” te staan. Dit betekent dat in het huidige boekjaar geen nieuwe periodes aangemaakt kunnen worden. U kunt nog steeds in periode 99 van dit boekjaar verrichtingen ingeven en dit zonder enige beperking.
• Alhoewel historieken van het vorig boekjaar via een diversen dagboek worden overgeboekt, blijven deze historieken toch hun originele gegevens zoals dagboekcode, volgnummer, datum en vervaldatum behouden. In de historiekomschrijving wordt er wel telkens de volgende melding toegevoegd: “Opening via” gevolgd door de dagboekcode en het volgnummer van het diversen dagboek. (Bijvoorbeeld: “Opening via DIV/10”).

Meerdere malen afsluiten

U kunt meerdere malen voorlopig afsluiten. Tijdens zo een voorlopige afsluiting worden alle boekingen die zich in periode 99 bevinden en die nog niet werden overgezet, overgeboekt naar het nieuwe boekjaar. Dit gebeurt telkens via diverse boekingen: een diverse boeking met de bewegingen op de Activa- en Passiva-rekeningen, een diverse boeking met de klantenbewegingen en een diverse boeking met de leveranciersbewegingen.

Een boekjaar afsluiten is definitief. Dit betekent dat u na het afsluiten niet meer in dat boekjaar kan boeken. Het afsluiten gebeurt dan ook wanneer alle verrichtingen geboekt zijn. 

Neem daarom steeds een BACK-UP van uw database vooraleer het boekjaar af te sluiten!

• Alle boekingen die zich in periode 99 bevinden en die nog niet werden overgezet, overgeboekt naar het nieuwe boekjaar. Dit gebeurt telkens via diverse boekingen: een diverse boeking met de bewegingen op de Activa- en Passiva-rekeningen, een diverse boeking met de klantenbewegingen en een diverse boeking met de leveranciersbewegingen.
• De afschrijvingstabellen worden overgezet naar volgend boekjaar.
• De overgangsperiode 99 wordt afgesloten
• Het boekjaar wordt afgesloten.

Verschil tussen Activa en Passiva

Zowel bij een voorlopige als bij een definitieve afsluiting zal u een verschil hebben tussen Activa en Passiva. Dit verschil boekt u best naar een wachtrekening in het nieuwe boekjaar. Dit verschil is meestal de winst of het verlies van het boekjaar. Na de voorlopige afsluiting wordt dit verschil tijdens de afsluitverrichtingen weggeboekt in periode 99 zodat Activa en Passiva over het volledige boekjaar in evenwicht komen.

Bij de definitieve afsluiting worden enkel de resterende boekingen van periode 99 overgezet naar het nieuwe boekjaar. Dit betekent dat u terug een verschil zal hebben tussen Activa en Passiva. Het verschil bij de definitieve afsluiting moet normaal de vorige verschillen van de voorlopige afsluitingen neutraliseren.

OPMERKING: Bij het afsluiten van een boekjaar worden geen verrichtingen verwijderd. Alle gegevens blijven bewaard en alle lijsten kunnen op elk moment afgedrukt worden.

Hoe?

Kies menu 'Beheer - Beheer perioden - Automatische aanmaak.
Via deze optie kunt u een nieuw boekjaar automatisch aanmaken. Dit betekent dat DAVE voor u automatisch het boekjaar, het kalenderjaar, de boekperioden en de BTW-perioden creëert.'
Alle velden ingevuld worden.

• Boekjaar: Hier geeft u het jaartal in van het nieuwe boekjaar
• Startdatum: Dit is de startdatum van het boekjaar. Dit moet starten op de eerste van de maand.
• Aantal perioden boekjaar: dit is voor een normaal boekjaar 12 maanden of 4 kwartalen. Bij een verlengd boekjaar geeft u het juist aantal perioden in.
• Boekperiode: de duur van een periode: maand of kwartaal. Het is aan te raden om de boekperiode steeds op maand in te stellen omdat u zo alle rapportering per maand kan opvragen. Enkel voor heel kleine boekhoudingen kan gekozen worden voor kwartaal.
• BTW: kies hier voor maandaangifte of voor kwartaal-aangifte.
• Aantal maanden/dagen boekjaar: duidt hier de lengte van het boekjaar aan in maanden of in dagen. Dit aantal wordt gebruikt bij de “pro rata temporis”-berekening bij de afschrijvingen. In feite is dit getal de noemer van de breuk die bij de berekening gebruikt wordt.
  Voorbeeld: bij een boekjaar van 12 maanden is de waarde 365. Bij een investering aangekocht op 30 december wordt het af te schrijven gedeelte: het aankoopbedrag x 2/365. U kunt deze waarde achteraf nog steeds aanpassen.

Bij de automatische aanmaak wordt automatisch het boekjaar aangemaakt en het kalenderjaar indien dit nog niet zou bestaan. Verder worden alle perioden en alle overeenstemmende BTW-perioden aangemaakt, ook als het boekjaar verschillend is van het kalenderjaar of als het boekjaar langer is dan een kalenderjaar.

De nummering van de boekperioden begint steeds met het jaartal van het boekjaar gevolgd door het nummer van de periode: 2018/01, 2018/02, 2018/03, ...
De nummering van de BTW-perioden komt steeds overeen met het kalenderjaar en de maand of de periode. Voor maandaangiften: 2018/01 tot 2018/12, voor kwartaal-aangiften van 2018/01 tot 2018/04. Bijvoorbeeld: maandaangifte van juli 2018 is 2018/07, bij kwartaalaangiften is de periode van het tweede kwartaal 2018: 2018/02.

U kunt het resultaat bekijken door de verschillende bestanden (boekjaar, kalenderjaar, boekperiode, BTW-periode) te bekijken.

Voorbeeld

Als tweede voorbeeld ziet u hoe een gebroken boekjaar kan ingegeven worden.
Dit boekjaar start op 1 oktober, er wordt in de boekhouding gewerkt per maand, maar de BTW-aangifte gebeurt per kwartaal.

Een Pro Forma factuur is niet hetzelfde als een voorschotfactuur.

• Pro Forma facturen worden verstuurd wanneer er eerst een betaling moet ontvangen worden voordat er mag geleverd worden, dus op het niveau van de bestelbon. De Pro Forma factuur krijgt geen factuurnummer, anders is het een echte factuur. Nadien moet er uiteraard nog een echte factuur nagestuurd worden.
• Een voorschotfactuur is een factuur met factuurnummer, waarin slechts een gedeelte wordt gefactureerd van wat de klant besteld heeft.

Hoe maak ik een Pro Forma factuur in DAVE?

1. Kies menu Archief (of Bestand) - Instellingen - Aanpassen rapporten.
2. Selecteer het rapport dat u gebruikt om facturen af te printen (vb. Verkoopdocument 1).
3. Klik op 'Dupliceren'.
4. Selecteer de kopie in de module 'mijn rapporten'.
5. Pas de titel van het rapport aan naar bijvoorbeeld 'Pro Forma' en druk op tab om dit te bewaren.
6. Klik op de knop 'T'. Hierdoor verschijnt een veldje met 'dubbelklik mij'.
7. Wijzig de tekst 'dubbelklik mij' naar 'Pro Forma'.
8. Pas indien nodig het lettertype en grootte aan.
9. Vervang het veld met de tekst 'ivRowFields.DOC_TYPE' door het veld met de tekst 'Pro Forma'.
10. Sluit het venster (de wijzigingen worden automatisch opgeslagen).
11. Gebruik het rapport 'Pro Forma' om bestellingen mee te printen waarvoor een Pro Forma factuur moet opgemaakt worden.

Hoe maak ik een voorschotfactuur in DAVE?

1. Open de bestelling, pas op de artikellijnen van de artikelen die met voorraad werken 'aantal te verwerken' aan naar 0 en verstuur deze via de actieknop "naar levering".
2. Op de levering voegt u als eerste lijn een artikel toe met als omschrijving ''Voorschotfactuur'' (eerste lijn selecteren en shift + klik op de plus-knop om lijn toe te voegen).
3. Wijzig het aantal van deze artikellijn naar 1 en eenheidsprijs naar het afgesproken voorschot
   of
   zet bij aantal het percentage van de bestelling in decimale cijfers (vb: 30% = 0,3) en bij eenheidsprijs het nettobedrag van de bestelling.
4. Verwijder de aantallen bij de andere artikelen.
5. Stuur de levering naar factuur.

Voor de saldofactuur doet u het omgekeerde:

1. Open de bestelling en verstuur deze via de actieknop "naar levering".
2. Op de levering voegt u een lijn toe met als omschrijving ''Reeds betaald op voorschotfactuur''.
3. Wijzig het aantal van deze artikellijn naar -1 en de eenheidsprijs naar het bedrag dat reeds betaald werd in de voorschotfactur(en).
4. Stuur de levering naar factuur.